Документационное обеспечение управления (СП)
Разработка проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководителей производится на основании «Квалификационного __________ должностей служащих»
________________ – просмотр всех действий, совершенных в системе
___________ расписание службы ДОУ - перечень должностей в службе ДОУ с указанием их количества и размеров должностных окладов
_______________ кабинет - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям системе электронного документооборота (СЭД) с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)
_______________ форма организации делопроизводства - все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях
_____________ взаимодействия - документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией
___________ документационного обеспечения управления (ДОУ) – это структурное подразделение организации, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль, исполнение, хранение, использование документов и т.п.)
________________ преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов
______________ - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
____________ структура службы ДОУ — это совокупность образующих ее подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием
Установите соответствие между организационными структурами службы ДОУ:
Отдел хранения документов
исполняет в процессе своей деятельности весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия: доставку входящих документов с мест отправления на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов); прием, регистрацию, учет документов, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия
Отдел обеспечения
исполняет функцию повседневного управления деятельностью службы (рассмотрение письменных обращений, контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов контроль исполнения документов и т.п.).
Административный отдел
осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т.п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности)
Отдел делопроизводства
исполняет оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив)
_____________ инструкция — это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника (категории работников) и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе указанной деятельности соответствующих положений законодательных, нормативно-правовых актов
____________ документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму
__________ состав службы ДОУ — это общее количество ее работников
___________ дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
_____________ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск
____________ информация – информаци, зафиксированная на материальном носителе путем ее документирования с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель
______________ контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации
__________ документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
_____________ работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения
_________________ контроль заключается в своевременном (за 3-5 дней) предупреждении работников о приближении сроков исполнения документов
___________ исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
________________ подпись – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет)
Единая государственная система ______________ - комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив
_______________ - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
Создание___________ – подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов
Основным направлением совершенствования документации является стандартизация и _____________ .
____________ обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами
Регистрационный _____________ документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
__________ — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе.
___________ документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
___________________ система документационного обеспечения управления - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях
___________ по ДОУ — это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно-правовых актов
_____________ - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов
__________________ контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документах с истекшими сроками хранения
______________ - процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов
________________ преимущества электронного документооборота - сокращение затрат и экономия ресурсов по многим позициям
__________ документа - последовательность стадий обработки документа в системе документооборота, которая настраивается для типов документов администратором системы
Установите соответствие между задачами, решаемыми системой «ДЕЛО»:
Подготовка исходящей корреспонденции
просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений
Согласование
создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и неконтрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений
Поручения
гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов
Контроль исполнения поручений
сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др.
__________ форма организации делопроизводства - создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении.
_____________ - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию
___________ сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления
______________ система документации (УСД) - система документации по единым требованиям и правилам, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности