Документы и делопроизводство (НПО)
Схема процесса компьютерной подготовки текстовых компонентов документов
набор текста
редактирование введенного текста
форматирование (оформление) компонентов текста
печать подготовленного текста
сохранение подготовленного документа в виде файла в памяти ЭВМ
Верны ли определения? А) Защищенный документооборот – контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации В) Защищенный документопоток – один из важнейших технологических элементов системы защиты документированной информации от несанкционированного доступа постороннего лица и иных объективных и субъективных опасностей, которые сопровождают работу персонала с конфиденциальными документами фирмы Подберите правильный ответ
А – нет, В – нет
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – да
Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной для предпринимателя
техническая
социальная
экономическая
деловая
Установите соответствие
угроза безопасности конфиденциальной информации
безвозвратное несанкционированное исчезновение, невосстанавливаемое повреждение или гибель документа, дела, базы данных, файла, любого типа носителя, содержащих конфиденциальную информацию, происшедшие в результате экстремальной ситуации или случайной причины (ошибочных действий персонала при работе с ЭВМ, ошибочного уничтожения документа, дела и др.
утечка конфиденциальной информации
неконтролируемый выход конфиденциальной информации за пределы фирмы или охраняемой зоны
утрата конфиденциального документа, носителя
единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы конфиденциальной информации создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию
______________ – противоправное действие, совершаемое сотрудником фирмы или иным лицом в целях сокрытия факта кражи или утери документа, его части (листа, приложения и др.), копии
Мошенничество
Преступное деяние
Подмена документа
Фальсификация
Ценная информация формируется в следующих направлениях деятельности фирмы
формирование ценовой политики на продукцию и услуги фирмы
используемые методы аналитической работы и способы борьбы за рынок, результаты маркетинговых исследований и т.п.
участие в торгах и аукционах
сведения о зарубежных и внутренних заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях и т.п.
формирование состава клиентов, компаньонов, посредников и поставщиков фирмы, потребителей ее продукции
стратегическая информация, информация о подготовке, намечаемых ценах, результатах и т.п.
изучение направленности интересов конкурентов фирмы
информация о структуре цен, предполагаемых расчетных ценах в будущем, методы расчета, размеры скидок и т.п.
Установите соответствие
процедура приема от исполнителей документов предварительного учета при традиционной регистрации носителя
проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера
процедура первичного оформления носителя
нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя
процедура окончательного оформления носителя
поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточки в картотеке «За исполнителями»
_________ – заготовки (бланки) документов, в которых уже присутствуют постоянные (неизменяемые) компоненты документов, размещенные и оформленные требуемым образом (заголовочные, регистрационные, согласовательные и прочие реквизиты)
Шаблоны
Стандарты
Эталоны
Инструкции
Установите соответствие
архаизм
слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др.
профессионализм
слово, обозначающее новые понятия и предметы
неологизм
слово, возникающее в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии, и когда слово становится неофициальным заменителем термина
историзм
слово или словосочетание, вышедшее из употребления и потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канцелярист, писарь, челобитная, мемория и др.)
_______ – это документ, предъявляемый командированным в фирму лицом
_______ конфиденциальности – это реквизит (элемент, служебную отметку, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему
Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур)
телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов)
Мослесопарк, Москоллектор, Мосгорком-спорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза
смешанного типа
зам., зав., спец., пред.
усечения
ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ
частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова)
рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: биология и электро]ника)
Процедура подготовки поступивших документов к вводу в ЭВМ включает в себя
внесение исходящих номеров поступивших документов в журнал учета работы ЭВМ (традиционный или электронный машинный журнал) из журнала учета пакетов с указанием даты и росписи оператора ЭВМ службы КД
при необходимости – внесение в журнал учета пакетов номеров зарегистрированных документов, заверение отметки росписью оператора
проставление на бумажных документах (в том числе сопроводительных письмах) штампа идентификатора электронной копии документа
рукописное или автоматическое внесение в машинный журнал отметки о заполнении комплекта электронных учетных форм, заверенной росписью оператора
Черточки, используемые при вводе текста, бывают трех типов
третий тип
знак тире. Он существенно шире дефиса: «–»
первый тип
дефис, который употребляется в таких словах, как «когда-нибудь», «что-то» и им подобных, а также в знаках переноса
второй тип
знак минус. Этот знак меньше тире и располагается чуть ниже: «-»
Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия включает в себя
внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора
проверка закрытия всех позиций журнала учета пакетов, проставление в журнале росписи второго сотрудника службы КД
передача электронных документов на компьютер (сервер) администратора банка данных службы КД под роспись администратора в машинном журнале оператора для внесения отметок о доступе к документу персонала и проведения других операций по закрытию информации, регистрация действий в рабочем журнале администратора
подсчет количества поступивших и зарегистрированных документов
______________ – воспроизведение на бумажном носителе электронного конфиденциального документа и (или) его электронной учетной формы, электронных описей документов с целью обеспечения сохранности информации в случаях утраты документов в компьютере по техническим причинам
Опись конфиденциальных документов, находящихся у исполнителя
Копия конфиденциального документа страховая, резервная
Ознакомление с конфиденциальным документом
Конвертование (пакетирование) конфиденциальных документов
Аббревиатуры: ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз – относятся к ___________ сокращениям
телескопичным
буквенным
звуковым
буквенно-звуковым
Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются
оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности
внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела
оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела)
проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали)
__________ – лицо или группа лиц, предполагающих совершить или умышленно совершающих противоправные действия с целью овладения информацией, составляющей тот или иной вид тайны
Злоумышленник
Преступник
Бандит
Рецедивист
__________ – это лицо или группа лиц, предполагающих совершить или умышленно совершающих противоправные действия с целью овладения информацией, составляющей тот или иной вид тайны
Защищенный ___________ – это контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации
Копия конфиденциального документа страховая, резервная – это воспроизведение на бумажном носителе электронного конфиденциального документа и (или) его электронной учетной формы, электронных описей документов с целью обеспечения сохранности информации в случаях утраты документов в компьютере по __________ причинам
Процедура приема от исполнителей документов предварительного учета при традиционной регистрации носителя включает в себя
возвращение электронной учетной карточки в рабочий массив
внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора
поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточки в картотеке «За исполнителями»
постановка оставшегося в службе КД бумажного экземпляра электронной учетной карточки носителя в страховую картотеку; постановка карточки учета выдачи носителя (если она предусмотрена технологией) в картотеку «За исполнителями»
Учет _____________ документа – это обязательное требование к ведению справочно-информационного банка данных по документам, обеспечивающее постоянный контроль наличия документа и позволяющее последовательно фиксировать фамилии сотрудников, несущих персональную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации
__________ – это заготовки (бланки) документов, в которых уже присутствуют постоянные (неизменяемые) компоненты документов, размещенные и оформленные требуемым образом (заголовочные, регистрационные, согласовательные и прочие реквизиты)
Особенностью процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников является
проверка работником службы КД полномочий исполнителя – наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете)
проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали)
оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности
подшивка и оформление заверительного листа – листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)
Языковые __________ – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях
средства
унификации
неологизмы
формулы
____________ – объективные и субъективные явления, события, факторы, действия и обстоятельства, содержащие опасность для ценной информации
Источник угрозы конфиденциальной информации
Канал несанкционированного доступа к информации
Источник конфиденциальной информации
Канал объективного распространения конфиденциальной информации
___________ информационных ресурсов (информации) – это относительно гарантированная в конкретной ситуации защищенность информации во времени и пространстве от любых объективных и субъективных угроз (опасностей), возникающих в обычных условиях функционирования фирмы и условиях экстремальных ситуаций
_______ конфиденциальных документов фирмы – это перечень документов и носителей информации в некрупных фирмах, структурах малого бизнеса с небольшим количеством конфиденциальных документов, обрабатываемых в рамках существующей технологической системы, предназначенной для открытых документов, но обеспеченной минимальным составом методов защиты
Процедура первичной регистрации исходных сведений о документе включает в себя
проставление регистрационных сведений в приложениях
заполнение граф журнала учета поступивших документов (или строки описи учета конфиденциальных документов) или заполнение учетной карточки (в некрупных фирмах при заполнении описи – внесение исходных сведений в регистрационно-контрольную карточку открытых документов для обеспечения справочной картотеки)
проставление во входящем штампе номера документа, даты и количества листов
добавление к входящему номеру идентифицирующего индекса (номера дела по номенклатуре)
Процедура подготовки поступивших документов к вводу в ЭВМ включает в себя
автоматическое внесение необходимых сведений в электронную валовую опись конфиденциальных документов фирмы и (или) электронную опись (контрольный журнал) учетных карточек документов, проверка правильности внесенных сведений
вывод на экран чистой матрицы учетной карточки документа за очередным (повторно невоспроизводимым) порядковым номером, внесение индекса документа
внесение исходящих номеров поступивших документов в журнал учета работы ЭВМ (традиционный или электронный машинный журнал) из журнала учета пакетов с указанием даты и росписи оператора ЭВМ службы КД
внесение в учетную карточку документа учетных номеров и даты регистрации машинных носителей (диска, дискет и т.п.), на которых записаны исходные сведения о документе
_________ лицо – это любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности фирмы (работники коммунальных служб, экстремальной помощи, прохожие и др.), посетители фирмы, работники других организационных структур, а также сотрудники данной фирмы, не имеющие права доступа в определенное помещение, к конкретному документу, информации, базе данных, продукции
__________ система доступа в сфере коммерческой тайны – совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственником информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей
Секретная
Разрешительная
Ограничительная
Свободная
______________ конфиденциальной информации – это несанкционированный выход конфиденциальных сведений и документов за пределы круга лиц, которым они были доверены или стали известны по службе
Угроза _____________ конфиденциальной информации – это единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы конфиденциальной информации создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию
Опись _________ документов, находящихся у исполнителя, – это перечень документов и носителей информации, выданных сотруднику фирмы для работы и предназначенная для их учета, проверки сохранности (наличия) и контроля правильности использования и хранения
Процедура учета пакетов включает в себя
проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакетов
подсчет количества принятых пакетов
возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа
внесение в журнал учета пакетов сведений о количестве поступивших пакетов и проставление росписи лица, доставившего пакеты с удостоверением росписи штампом службы доставки
Установите соответствие
разглашение конфиденциальной информации
совокупность технических приемов, предотвращающих несанкционированное тайное вскрытие конвертов (пакетов) и извлечение из них конфиденциальных документов, а также прочтение текста без извлечения документа и даже вскрытия конверта
ознакомление с конфиденциальным документом
процесс информирования сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемый в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом руководителем решении или решении другой организационной структуры
конвертование (пакетирование) конфиденциальных документов
несанкционированный выход конфиденциальных сведений и документов за пределы круга лиц, которым они были доверены или стали известны по службе
Канал _______________ доступа к информации – это совокупность незащищенных или слабо защищенных фирмой направлений возможной утраты конфиденциальной информации, которые злоумышленник использует для получения необходимых сведений, преднамеренного незаконного доступа к защищаемой информации
________ конфиденциальных сведений фирмы – классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о выполняемых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах
Реестр
Перечень
Список
Структура
__________ – разновидность архаизма – слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др.
Неологизм
Имторизм
Профессионализм
Термин
__________ – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами
Языковые формулы
Профессиональная жаргонная лексика
Специфическая особенность деловой речи
Официально-деловой стиль
Верны ли определения? А) Историзм – слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др. В) Неологизм – слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др. Подберите правильный ответ
А – да, В – да
А – да, В – нет
А – нет, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения? А) Интеллектуальный продукт – результат творческого труда предпринимателя или коллектива сотрудников фирмы, имеющий конкретную ценность для собственника или владельца В) Интеллектуальный продукт – воспроизведение на бумажном носителе электронного конфиденциального документа и (или) его электронной учетной формы, электронных описей документов с целью обеспечения сохранности информации в случаях утраты документов в компьютере по техническим причинам Подберите правильный ответ
А – да, В – да
А – нет, В – да
А – нет, В – нет
А – да, В – нет
Процедура окончательного оформления носителя включает в себя
изготовление (при необходимости) страховых и резервных экземпляров магнитного носителя с внесением соответствующих записей в электронный и бумажные экземпляры учетной карточки основного носителя
внесение отметки о распечатке бумажного экземпляра в электронную учетную карточку носителя
подтверждение подлинности бумажных экземпляров электронной карточки росписью сотрудника службы КД с проставлением печати и даты
проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера
___________ продукт – результат творческого труда предпринимателя или коллектива сотрудников фирмы, имеющий конкретную ценность для собственника или владельца
Творческий
Интеллектуальный
Авторский
Умственный
Верны ли определения? А) Опись конфиденциальных документов фирмы – перечень документов и носителей информации в некрупных фирмах, структурах малого бизнеса с небольшим количеством конфиденциальных документов, обрабатываемых в рамках существующей технологической системы, предназначенной для открытых документов, но обеспеченной минимальным составом методов защиты В) Опись конфиденциальных документов, находящихся у исполнителя – перечень документов и носителей информации, выданных сотруднику фирмы для работы и предназначенная для их учета, проверки сохранности (наличия) и контроля правильности использования и хранения Подберите правильный ответ
А – да, В – нет
А – нет, В – да
А – нет, В – нет
А – да, В – да
___________ стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления